Souvent négligé, le répondeur professionnel fait partie intégrante de la messagerie téléphonique de votre entreprise. Il s’impose donc naturellement comme une stratégique à ne pas négliger. Au-delà d’une simple boîte vocale, c’est un levier capable d’améliorer l’image de marque afin d’optimiser les échanges et fidéliser la clientèle. Voici pourquoi vous devriez en prendre soin !
Une première impression qui fait la différence
Le répondeur professionnel, c’est souvent le premier contact que le client aura avec votre entreprise. C’est surtout le cas en dehors des horaires d’ouverture ou lors des fortes influences. Voilà pourquoi, il faut impérativement le soigner pour éviter de perdre des prospects. En envisageant un message vocal clair et adapté à votre image de marque, vous renforcez automatiquement la crédibilité de votre entreprise. Avec lui, vous dégagez un sentiment de sérieux et de professionnalisme pour séduire vos interlocuteurs. Il suffit de cliquer ici pour en apprendre plus.
À l’intérieur, vous pourrez faire mention des horaires d’ouverture pour que la personne puisse vous joindre plus facilement. Dans le message vocal, vous pourrez aussi préciser le nom de l’enseigne enfin de donner au client la certitude d’avoir composé le bon numéro de téléphone. En personnalisant votre répondeur professionnel, vous exploitez un levier de rétention très performant qui permet automatiquement de retenir les appelants tout en démontrant la qualité de votre prise en charge, y compris en cas d’absence.
Un outil précieux pour la fidélisation et l’information
Au-delà d’accueillir les appels, le répondeur professionnel peut aussi se transformer en outil de fidélisation. Par exemple, il peut diffuser des messages informatifs et engageants pour susciter l’intérêt des appelants. Annonces de promotion, des horaires d’ouverture spéciaux ou d’événements à venir, chaque interaction devient une opportunité de communication. De plus, cela permet d’éviter la frustration en offrant une alternative professionnelle aux clients. En se sentant écoutés et valorisés, vous transformez chaque appel manqué en opportunité de démontrer votre professionnalisme tout en assurant une communication continue.
Comment personnaliser sa boîte vocale ?
Pour personnaliser son répondeur professionnel, faites confiance à des experts. Ils vous guideront sur le choix du texte, la sélection de la voix ou le choix de la musique. Grâce à un grand sens du langage, ils sauront trouver les mots justes et le ton adéquat aux différents messages d’accueil téléphonique. Ils peuvent aussi vous proposer un service de traduction dans la langue de votre choix que ce soit l’anglais, français, italien ou espagnol.
Évidemment, ils tiennent compte de l’image de votre entreprise afin de définir les informations les plus pertinentes à communiquer. Que ce soit pour informer sur une occasion exceptionnelle ou pour communiquer sur vos horaires d’ouverture, ils veillent à ce que votre répondeur diffuse un message clair et efficace tout en mettant en avant les informations essentielles.
Du côté de la musique, ils sauront trouver celle en accord avec l’ADN de votre marque afin qu’elle puisse refléter vos valeurs. C’est un critère de choix puisqu’elle doit à la fois faire plaisir aux clients tout en atténuant sa frustration de ne pas avoir pu vous joindre. À l’inverse d’un message d’attente, le répondeur n’est pas destiné à faire patienter, mais plutôt à aller droit au but tout en restant relativement court. Voilà pourquoi, vous devriez faire confiance à des professionnels qui sauront valider toutes les étapes d’un message vocal efficace !
