Dans le cadre de la gestion de projet, le rétroplanning est un outil indispensable. Cet outil classique est très utilisé par les directeurs de services et des chefs de projet. Il regroupe la totalité des actions et des missions à effectuer en amont et en aval pour réaliser un projet spécifique.
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Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
· L’essentiel sur le rétroplanning
Le principal objectif d’un rétroplanning, c’est de définir le calendrier ou le planning de la réalisation d’un projet. C’est un outil efficace. Il regroupe toutes les tâches et les actions à entreprendre. Il permet de les répartir dans un temps défini en vue de réaliser le projet en question. Il vous aidera à suivre l’évolution du projet en temps réel. Vous verrez précisément les tâches accomplies et ceux qui restent encore à faire. Vous serez en mesure de vérifier si les missions ont été réalisées en temps et en heure. De ce fait, vous pourrez adopter les mesures correctives si c’est nécessaire.
· Dans quelle mesure pouvez-vous utiliser un rétroplanning ?
Le rétroplanning peut être adapté à d’autres plannings déjà établis. Ces derniers doivent être structurés en fonction des différentes étapes du projet. Tout doit être structuré soit en fonction des périodes, soit en fonction des activités.
Par exemple, si vous êtes lancé dans un gros projet de prospection commerciale ou si vous êtes lancé dans un grand événement, établissez un planning en réseau. À travers cet outil, vous pourrez mettre en valeur :
- Les relations de dépendance entre les missions à accomplir ;
- Les dates butoir pour débuter et clôturer chaque tâche ;
- Les liens de démarrage et la fin d’une tâche, etc.
En utilisant un rétroplanning, vous serez capable de définir le chemin critique afin d’accomplir un projet ou le chemin le plus efficace.
Quels sont les principaux avantages du rétroplanning ?
· Un outil pour respecter le délai de livraison
En ayant un rétroplanning, vous aurez une meilleure vue sur les deadlines. Avec cette méthodologie, vous pourrez respecter le temps imparti pour les missions et les tâches nécessaires à accomplir pour votre projet.
· Un moyen de bien organiser son projet
En recourant à un rétroplanning, vous accédez à un outil vous permettant d’organiser des projets. Vous pourrez aussi voir les moyens à déployer pour mener à bien votre projet. Vous aurez une meilleure visibilité sur les ressources à prévoir que ce soit du point de vue humain ou financier.
· Un outil pour définir la date de début
Il est essentiel de définir la date de début d’un projet. En effet, si elle n’est pas connue ou si elle n’est pas encore définie, le rétroplanning vous aidera à déterminer une date. Une fois que les actions ont été entreprises, en mettant une date, vous serez en mesure de voir quand vous pourrez commencer ou finir votre projet.
· Un moyen de connaître les dates de livraisons intermédiaires
Grâce à un rétroplanning, vous parviendrez aisément à identifier les dates de livrables intermédiaires comme des démos. En effet, si vous planifiez de faire une démonstration à une telle ou telle date, le rétroplanning vous aidera à avoir une date précise pour la livraison.
· Un outil pour préparer la logistique en amont
À l’aide d’un rétroplanning, vous parviendrez à prévoir la logistique en amont du projet. Cet outil vous permettra de définir la date de réunion avec les personnes concernées par le projet. Vous pourrez anticiper en réservant à l’avance la salle de réunion et bloquer les agendas des participants.
Comment mettre en place un rétroplanning ?
Avant tout, vous devrez préparer le contenu du rétroplanning. Pour cela, il est nécessaire de suivre une étape spécifique.
· Déterminer les tâches du projet
Listez l’ensemble des missions à effectuer pour pouvoir mener le projet à terme. Dans votre rétroplanning, lorsque vous décrivez des actions, servez-vous uniquement des verbes à l’infinitif. Commencez par classer les objectifs globaux du projet et inscrivez-y les sous-objectifs. Une fois que vous en avez fini avec les objectifs, attelez-vous aux tâches. Grâce au rétroplanning, vous verrez le projet sous forme d’une arborescence de tâches à effectuer. Lorsque les tâches du projet sont définies, il sera plus facile de définir des responsables et les ressources nécessaires. L’objectif de cette étape est d’établir une liste complète des tâches à effectuer. Il est à noter que les grands objectifs ou les grands groupes de tâches pourront aussi être nommés étapes.
Si vous planifiez par exemple d’effectuer une collecte d’argent pour une association, vous devrez bien définir les étapes importantes. Pour cette mission, il est nécessaire de réserver l’emplacement du stand. Il est également important de déterminer les étapes essentielles, comme :
- Trouver les coordonnées du responsable des emplacements ;
- Planifier un rendez-vous ;
- Procéder à la signature du contrat de réservation ;
- Payer la réservation.
· Définir la durée des tâches
Lors de la mise en place du rétroplanning, il est souvent difficile de projeter et d’estimer la durée à allouer pour effectuer certaines tâches. Inspirez-vous de votre expérience pour fixer une estimation précise de la durée nécessaire pour effectuer chaque tâche. La durée peut être évaluée en termes de jours, des semaines ou des mois.
· Ordonnancer les tâches
Agencez les tâches par ordre chronologique. Une grande partie des missions peuvent être séquentielles. Souvent, une tâche ne peut pas commencer si une autre n’est pas encore terminée. Par exemple, si vous souhaitez sous-traiter une demande, cela ne pourra pas être effectué si le cahier des charges n’est pas terminé. Lors de la mise en place du rétroplanning, veillez à bien définir les missions interdépendantes. En restant bien synchrone, vous disposez des bonnes clés pour atteindre vos objectifs.
Vous envisagez par exemple de mette en ligne votre site Internet ? Avant de pouvoir le terminer, vous aurez besoin d’organiser vos tâches pour que le site puisse être mis en ligne. Mettez en place les étapes qui vont se dérouler après la finalisation du site. En déterminant ces étapes, vous parviendrez à déterminer les dépendances entre les différentes tâches. Vous arriverez à mettre en place un rétroplanning cohérent et réalisable.
Comment construire le rétroplanning ?
Quand vous configurez un rétroplanning, commencez par placer la date de livraison du projet. En utilisant la planification, vous serez en mesure d’identifier les bons moyens et les bonnes méthodes pour atteindre un résultat final. Lorsque vous établissez un rétroplanning, veillez à maintenir une marge de manœuvre. Ainsi, vous disposerez d’assez de temps pour faire face aux imprévus sans se placer dans le rouge.
Dans votre rétroplanning, vous devrez également placer l’état d’avancement de chaque tâche. Ainsi, vous pourrez suivre en temps réel l’état d’avancement général de votre projet. Il est impératif de mettre à jour l’avancée du projet dans le document au fur et à mesure. N’hésitez pas à partager le rétroplanning avec les participants du projet. Ce sera plus pratique de suivre l’état de l’avancement du projet.
Ce qu’il faut savoir sur le rétroplanning de Gantt
Vous avez fini de découper vos tâches et avant de mettre en place votre rétroplanning, demandez-vous sur la manière dont vous allez le présenter. Vous avez le choix entre :
- Utiliser les outils classiques comme les post-it coller sur le bureau ;
- Recourir à solution déjà populaire comme le diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet. Il vous aidera à visualiser les tâches et les actions à entreprendre. Avec cet outil, vous verrez deux axes :
- L’axe des abscisses pour le temps ;
- L’axe des ordonnées pour les tâches ou le groupement de tâches.
Lorsque vous placez les tâches sur la verticale, associez-les par catégorie. Utilisez des couleurs différentes sur les blocs représentants les tâches en fonction du type d’action à effectuer (réunion, démo, etc.).
Afin d’assigner une personne à une tâche, ajoutez une colonne marquée par son prénom près de sa mission. Il est à noter que le diagramme de Gantt est accessible sur Excel. Si vous recherchez des modèles plus pratiques et plus originaux, référez-vous à Internet.
Quelques conseils pour l’élaboration du rétroplanning
· Partir du global pour arriver au précis
Lorsque vous établissez le rétroplanning, pensez à lister les objectifs les plus généraux et découpez-les progressivement en sous-objectifs. Vous pourrez aisément construire un organigramme de tâches. Si vous planifiez par exemple sponsoriser une conférence, voici un exemple d’acheminement qui pourra vous aider : Sponsoriser une conférence > Prospecter le marché> Déterminer les entreprises cibles > Chercher leurs coordonnées > Les contacter pour présenter l’offre.
Pour la partie contact, vous pourrez le découper comme suit : Entrer en contact pour présenter l’offre> obtenir le premier contact téléphonique> envoyer le prospectus> relancer par e-mail.
· Prendre conscience des contraintes
Vous devrez être attentif aux ressources que vous avez à votre disposition. Prenez en compte les ressources humaines, financières, etc. Déterminez les éléments extérieurs sur lesquels vous pourrez dépendre.
Par exemple, si vous avez pour mission d’envoyer des catalogues, il faut d’abord que les catalogues aient été livrés par l’imprimeur. La personne qui doit se charger de cette mission doit impérativement s’intéresser à l’avancement de la commande et aussi aux retards.
